Debiteurenbeheer automatiseren zonder verlies van controle
Al bijna 75 jaar brengt de Hoefslag de paardenwereld bij de liefhebber thuis. Het onafhankelijke paarden(sport)medium brengt via het maandelijkse tijdschrift, de website en de socialmedia-kanalen achtergronden en praktische informatie over paarden, sport en paardenhouderij. Met duizenden facturen per maand was het optimaliseren van het debiteurenbeheer een belangrijk agendapunt. Dankzij de innovatieve oplossing van Notify debiteurenbeheer werd het selectieproces eenvoudig en werden de eerste successen al snel geboekt.
Uitgeverij Media Primair bedient veel leden en adverteerders, met maandelijkse facturatie via automatische incasso. Best een uitdaging. Manager Finance Aad Rijsdijk, vertelt: “Het debiteurenbeheer kostte ons veel tijd en door de grote hoeveelheid facturen raakten we het overzicht wel eens kwijt.” Daar maken klant dan soms handig gebruik van. “Soms had een klant zelf ook even geen overzicht en in zo’n geval kostte het ons veel tijd en moeite om duidelijkheid te scheppen”.
De oplossing
“We waren echt toe aan een automatiseringsslag op ons debiteurenbeheer, maar we zijn niet zo’n voorstander van het uit handen geven van de controle. Zeker niet als het om klantencontact gaat”, vertelt Aad. Uitgeverij Media Primair koos uiteindelijk voor Notify. “Door Notify te gebruiken wordt nu alles automatisch opgevolgd. Het is gekoppeld met onze Exact Online-omgeving, dit is onze boekhoudsoftware. Hierdoor worden betalingsherinneringen automatisch verzonden, met altijd een iDeal-button daarin verwerkt. Dat maakt betalen voor onze klanten veel makkelijker,’ zegt Aad. “En we hebben zelf de volledige controle over het proces, dat maakt Notify echt een perfecte fit voor ons.”
Dankzij het dashboard in Notify hebben we snel een totaaloverzicht.
De voordelen
Voor Uitgeverij Media Primair is de automatische opvolging een uitkomst. Aad: “Openstaande facturen worden ook verzameld. Dus er wordt niet per factuur herinnert. Dat was een eis van ons, omdat we onze klanten niet willen opzadelen met verschillende, onnodige e-mails, voor verschillende facturen. Het moet vooral efficiënt blijven.” Volgens Aad heeft Notify nog een ander belangrijk voordeel: “Ons debiteurenbeheer is nog nooit zo overzichtelijk geweest. We kunnen van elke klant met één druk op de knop het volledig overzicht en de historie terugzien. En in de persoonlijke agendafunctie is voor ons direct inzichtelijk welke acties er staan ingepland en wat de aandachtspunten zijn.”
Uiteindelijk telt het resultaat
“Over het resultaat kan ik kort zijn”, zegt Aad. “Onze facturen worden veel sneller betaald en voor de opvolging hoeven wij zelf geen tijd meer vrij te maken, dat gaat namelijk helemaal automatisch. Het scheelt ons dus een hoop tijd en het levert snel financieel resultaat op.”
“Als Manager Finance is het natuurlijk ook een super prettig gevoel dat we helemaal in control zijn en geen onduidelijkheid meer hebben over ons debiteurenbeheer. Heeft de directie vragen, dan kan ik snel schakelen en dat zorgt voor de voorspelbaarheid waar ik als financieel verantwoordelijke altijd naar streef”, besluit Aad. “Notify is wat ons betreft voor vrijwel elke onderneming een aanrader.”
