Elke ondernemer botst er weleens tegenaan: die ene klant die maar niet betaalt. Je hebt al een herinnering gestuurd, maar je bankrekening blijft akelig leeg. Je wilt geen gedoe met je klant, maar je harde werk mag niet onbetaald blijven. Geen paniek, wij geven je de gouden aanpak!
Stap 1: Heldere afspraken vooraf
Een goed begin is het halve werk. Voordat de factuur überhaupt de deur uitgaat, maak je kristalheldere afspraken. Zet alles over je diensten, de kosten en de betalingstermijnen op een rijtje in een overeenkomst en laat je klant hier zijn krabbel onder zetten.
Stap 2: De perfecte factuur
De factuur is je visitekaartje, dus zorg dat het er tiptop uitziet. Als je eenmaal je diensten of producten hebt geleverd, verstuur je meteen de factuur. Controleer deze nog even goed voor verzending. Een foutje is zo gemaakt, maar kan je veel tijd kosten.
Stap 3: Vriendelijk doch dringend herinneren
Wacht niet te lang en stuur een vriendelijke herinnering per mail als de betaling uitblijft. Houd het luchtig en vraag of ze binnen, zeg, een week kunnen betalen.
Stap 4: Persoonlijk contact zoeken
Als de kalenderdagen wegtikken zonder resultaat, dan is het tijd voor persoonlijk contact. Een telefoontje kan wonderen doen. Vraag vriendelijk naar de openstaande betaling en probeer te achterhalen of er misschien een reden is voor de vertraging. Sluit altijd af met duidelijke afspraken en bevestig deze nog even per mail.
Stap 5: Formele aanmaning sturen
Blijft het stil? Dan wordt het serieuzer. Stuur een formele aanmaning. Hierin benadruk je welke factuur nog openstaat en geef je aan dat je andere stappen overweegt als de betaling uitblijft. Voor de zekerheid kun je een kopie per post sturen, liefst aangetekend.
Stap 6: Over naar het incassobureau
Mocht ook dat geen effect hebben, overweeg dan een incassobureau. Ga voor eentje die werkt met het ‘no cure, no pay’-principe, maar lees wel altijd de kleine lettertjes om verrassingen te voorkomen.
Bonusstap: Btw terugvragen
Wist je dat als je facturen hebt die onbetaald blijven, je de btw kunt terugvragen bij de Belastingdienst? Verwerk dit in je btw-aangifte, dat kan je nog een mooi bedrag opleveren!
Gewapend met deze stappen ben je helemaal klaar om achter die uitblijvende betalingen aan te gaan. Veel succes!
